Näin saat etävalmennukset onnistumaan

Siirtyminen lähivalmennuksista etävalmennuksiin on mahdollista, mutta vaatii hieman enemmän ennakkosuunnittelua ja vaivannäköä. Yksi tärkeimmistä kysymyksistä pysyy kuitenkin samana, eli mitä haluamme osallistujien vievän mukanaan valmennuksesta.

Koska olosuhteet ovat erilaiset, tämä kysymys tulee esittää uudelleen ja uudelleen valmennusta suunniteltaessa. Se mikä on toiminut lähivalmennuksissa, saadaan usein toimimaan myös verkossa, mutta ei välttämättä ihan samoin menetelmin kuin ennen.

Valmennuksen mukauttaminen etävalmennukseksi

1. Tarkista ja muokkaa sisältöjä niin, että ne toimivat myös verkossa

Aloita tavoitteista. Millaisia tavoitteita varsinaiselle valmennukselle, mitä osallistujien tulee oppia valmennusta ennen, sen jälkeen tai niiden välissä (vrt. monivaiheiset valmennusprosessit)?
Käy läpi käsikirjoituksesi ja valmennusaineistosi. Pilko aineisto riittävän pieniin osakokonaisuuksiin. Harkitse mahdollisuutta jakaa valmennus useammalle päivälle. Mieti myös yksittäisten sessioiden rakenne. Huomio osallistujien olosuhteet, jotka saattavat poiketa merkittävästi. Kuka istuu oman työpöytänsä ääressä, kuka keittiössä, kuka missäkin. Rytmitä yksittäiset sessiot eri pituisiksi moduuleiksi (esim. 30 ja 45 minuuttia). Huomio kahvitauot, muut tauot ja lounaat!
Käytä vaihtelevaa rytmiä. Osallistujat pysyvät mukana ja säilyttävät paremmin aktiivisuutensa, jos valmennuksen tempo ja rytmiikka vaihtelee riittävästi. Voit muuttaa valmennuksen rytmiä esim. lyhyillä videoilla ja tarkistustehtävillä.
Pelaa varman päälle. Sijoittamalla kaikkein tärkeimmät asiat valmennuksen alkupuolelle, varmistat, että mahdollinen tekninen häiriö tai muu ennalta arvaamaton tilanne ei haittaa oppimistavoitteisiin pääsemistä liikaa (ei kuitenkaan liian alkuun, jotta kaikki ovat varmasti mukana niin sisällöllisesti kuin teknisesti).
Lähetä esitäytetty muistio etukäteen osallistujille. Näin osallistujat voivat tehdä valmennuksen aikana muistiinpanoja. Se auttaa osallistujia keskittymään kaikkein oleellisempaan.
Tarjoa lisäinformaatiota. Voit lähettää osallistujille postia heti valmennuksen jälkeen, josta käy ilmi valmennuksen pääkohdat siinä järjestyksessä, kun ne käytiin läpi (yhteenveto). Tarjoa extrana tietoa, mikä liittyy oleellisesti teemaan, mutta mitä et käsitellyt valmennuksessa.
Give away. Mieti, mitä sellaista voisit tarjota osallistujille, mikä saa heidät yllättymään positiivisesti. Hyödyllinen esitys, houkutteleva tarjous tai joku teemaan liittyvä elementti, josta on osallistujille todellista hyötyä. Kerro siitä siinä vaiheessa, kun valmennusta on kulunut noin 2/3. Näin paranannat osallistujien keskittymistä vielä valmennuksen lopussakin.

2. Yksinkertaista esitysaineistosi

Yksinkertainen on kaunista. Älä lataa kaikkea infoa yhdelle sivulle. Esityksen sivumäärän kasvu ei haittaa, koska se lisää vaihtelua (osallistuja ei jaksa tuijottaa yhtä ja samaa kuvaa liian kauan).
Vältä häiritseviä efektejä. Voit sen sijaan tukea sisältöä kuvilla, jotka tehostavat sanomaa. GIFit yms. leikkimisen voi unohtaa.
Värit ja fontit. Varmista, että esitysaineistosi on riittävän selkeää, fontit kookkaita, taustat yksinkertaisia ja kontrasti riittävää. Et voi koskaan tietää, millaista päätelaitteita osallistujat käyttävät. Kaikilla ei ole isokokoista ja valokuvan tarkkaa näyttöä (vaikka ehkä sinulla olisikin).

3. Hallitse käytettävä alusta ja kaikki sen ominaisuudet

Alustoja on monta, mutta…! Nyrkkisääntönä voidaan todeta, että paras alusta on sellainen, mitä asiakkaasi käyttää. Ensimmäinen etävalmennus ei välttämättä ole se paikka, missä harjoitellaan uuden alustan käyttöä.
- … Teams, Zoom, Hangouts Meet, GoToMeeting/Training/Webinar, WebEx ja AdobeConnect.
- Tässä hyödyllisiä kysymyksiä alustaa valittaessa:
  - Kapasiteetti: montako osallistujaa mahtuu mukaan?
  - Vuorovaikutustyökalut: chat, videojako, äänestykset, breakout roomit, valkotaulu…
  - Hinnoittelu: onko kiinteä, perustuuko osallistujamäärään, käyttöön, ominaisuuksien hyödyntämiseen…
Hyödynnä alustan antamia ominaisuuksia: alleviivaukset, korostukset, pointterin käyttö, vapaa piirto – etänäkin voi tehdä kaikkea mielenkiinoista.
Fläpin käyttö. Sekin on mahdollista streamauksen avulla. Jos sinulla on laadukas puhelin, voit liittää sen kätevästi esim. Teamsiin ja striimata live-kuvaa fläppitaulusta (ja itsestäsi) osallistujille (voit käyttää omia tunnuksia monessa päätelaitteessa yhtä aikaa).
Pidä valmennus energisenä ja vuorovaikutteisena. Hyödynnä erilaisia keinoja, joilla aktivoit osallistujia. Luo erilaisia tapoja olla vuorovaikutuksessa osallistujien kanssa. Moni asia riippuu toki käyttämästäsi alustasta. Voit hyödyntää esim. kyselyitä, statustsekkejä ja chattejä. Keskusteluaiheet tulisi miettiä etukäteen, jotta voisit välttää epämääräiset hiljaiset hetket. Hiljaisuus on toki sallittua ja hyödyllistä, mutta sen tulee olla suunniteltua. Huolehdi siitä, että kaikki ovat koko ajan tietoisia, missä mennään.

4. Breakout-huoneet

Käytä breakout-huoneita. Voit jakaa osallistujat pienempiin ryhmiin tehtäväkohtaisesti.

Breakout-huoneet ovat tehokas tapa lisätä sosiaalista oppimista. Niillä voidaan luoda esim. kahden osallistujan välille lähes perinteistä kohtaamista vastaavat olosuhteet, jotka mahdollistavat aidon dialogin.
Kun suunnittelet valmennuksen kulkua, mieti samalla mahdolliset parit/pienryhmät (huomio DiSC-valmennusten parhaat käytännöt pareja ja pienryhmiä muodostettaessa), sekä tehtävät, jotka suoritetaan breakout-huoneissa.
Suunnittele samalla jokaiselle breakout-sessiolle kulloistakin teemaa tukeva rakenne, selkeä tehtäväksianto ja miten tehtävä on määrä purkaa yhtenä ryhmänä.
Siirry huoneesta toiseen, varmista aktiivisuus ja opasta tarvittaessa.

5. Valmistaudu huolella

Järjestä materiaalisi huolellisesti, jotta löydät kaiken tarvittavan valmennuksen aikana. Hyvä tapa on tallettaa kaikki mahdolliset tiedostot yhteen verkkokansioon, jonne pääset kaikilta päätelaitteiltasi. Tämä on tärkeää käytettäessä valmennuksen aikana useampaa kuin yhtä tietokonetta tai vastaavaa.

Älä pidä ihmisiä odottamassa, kun etsit tiedostoja.
Tallenna valmennus. Näin myös ne, jotka joutuvat esim. teknisten ongelmien takia jättämään leikin kesken, saavat mahdollisuuden ”ottaa osaa valmennukseen” jälkikäteen.
Tutustu perusteellisesti tekniikkaan ja mieti, miten varmistat, että osallistujat ovat aktiivisia ja tapahtuu oppimista. Mieti etukäteen, kuinka käsitellä osallistujien kysymyksiä ja kommentteja.
Valmista osallistujia etävalmennukseen. Ohjeista heidät testaamaan laitteet ja yhteydet etukäteen. Pyydä heitä linjoille noin 10-15 minuuttia ennen valmennuksen alkua.

6. Mukauta odotuksiasi

Muista, että etävalmennuksessa et voi saada samanlaista välitöntä palautetta osallistujilta, kuin mitä lähivalmennuksessa – ja se on ihan ok! Etävalmennus on erilaista – et voi välttämättä nähdä nyökkäyksiä, hymyjä ja hämmentyneitä ilmeitä, joihin olet tottunut lähivalmennuksissa. Vaikka et saisikaan välitöntä palautetta, sen ei kuitenkaan tarvitse tarkoittaa sitä, että asiat menevät pieleen. Varmistat vaan, että säilytät yhteyden osallistujiin ja että energiataso on korkealla.

Kaikki osallistujat eivät ”osallistu”. Ei lähivalmennuksissa, eikä etävalmennuksissa. Toiset ovat aktiivisempia, toiset passiivisempia.

7. Pidä oppiminen henkilökohtaisena

Muista käyttää nimiä. Yksinkertainen, mutta tehokas vinkki on tunnistaa jokainen osallistuja nimeltä ja puhutella kaikkia omalla nimellä. Vahvista jokaisen osallistujan merkityksellisyyden kokemusta.
Osallistujien tulee nähdä sinut. Kamera päällä, aina kun mahdollista. Jos käytössäsi on live stream – hyödynnä sitä esim. fläpin kanssa.
Kamera päälle aina, kun sanot jotain merkityksellistä. Introt, outrot, ohjeet yms.
Pukeudu esiintyäksesi, hymyile ja ole energinen – oli kamera päällä tai ei. Muista, että tunne kuuluu aina puheessa.

8. Muuta huomioitavaa

Sovi henkilökohtaisten sähköpostien ym. viestien käsittelystä etukäteen, milloin ja miten, jotta ne eivät häiritse valmennusta.
Sulje kaikki ohjelmat, joita et tarvitse. Ja jos jaat ruutunäkymääsi, mieti etukäteen, mitä työpöydälläsi on ja millaisen mielikuvan haluat jättää.
Ääni ratkaisee. Muista, että äänellä on merkitystä, ja paljon. Kun puhut, tiedosta mikrofonin sijainti – kuinka lähellä tai kaukana olet. Perussääntönä voidaan todeta, että mitä lähempänä mikrofonia olet, sitä vähemmän äänessäsi on kaikua. Voit myös hyödyntää etäisyyttä omassa ilmaisussasi. Jotkut asiat voidaan kertoa ”intiimisti” hiljaisella äänellä lähellä mikrofonia puhuen.
Äänen voimakkuus ja mikrofoni. Kaikki koneet eivät selviydy siitä, että äänen voimakkuus on kovalla ja mikki on yhtä aikaa päällä. Se tarkoittaa monessa tapauksessa äänen kiertoa (vinkuu) tai erilaisia kaikuja, jotka voivat vaikuttaa koko valmennuksen onnistumiseen. Siksi osallistujien tulisi pitää mikki kiinni aina kun siihen ei puhuta. Varmista, että itselläsi on sellainen kone, joka tukee etävalmennuksen onnistumista kaikin puolin.

Lopuksi! Tämä kaikki vaatii vähän enemmän tekemistä, ylimääräistä suunnittelua ja etukäteisvalmisteluita. Seuraamalla näitä neuvoja, saat lopputuloksena ihan yhtä tehokkaan ja vaikuttavan valmennuksen, kuin mitä lähivalmennuksesi edustavat.